Privacybeleid van Scouting Celtica

Uiteraard staat bij Scouting Celtica in Tilburg ook je privacy hoog in het vaandel. Dit document bevat het privacybeleid van Scouting Celtica. Dit privacybeleid is opgesteld in het kader van de privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die per 25 mei 2018 van kracht is. Scouting Celtica gebruikt en verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar activiteiten. Wij willen onze leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden met dit privacybeleid graag duidelijk en transparant informeren over hoe wij met persoonsgegevens en privacy omgaan.

Privacystatement en privacybeleid Scouting Nederland

Scouting Celtica gaat bewust om met persoonsgegevens. Het privacybeleid van Scouting Nederland vormt de basis voor het privacybeleid van Scouting Celtica. Voor een algemene toelichting hoe Scouting Celtica omgaat met persoonsgegevens verwijzen wij naar het privacystatement van Scouting Nederland. Hierin wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland, dat ook door Scouting Celtica gebruikt wordt voor de administratie van persoonsgegevens. Het privacystatement en privacybeleid van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Van wie verwerkt Scouting Celtica persoonsgegevens?

Scouting Celtica verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Jeugdleden en vrijwilligers van Scouting Celtica
Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Scouting Celtica of ooit een lidmaatschap hebben gehad
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Dit document beschrijft met name hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van jeugdleden en vrijwilligers van Scouting Celtica.

Doel van het gebruik van persoonsgegevens

Scouting Celtica gebruikt alleen noodzakelijke persoonsgegevens voor de organisatie en uitvoering van activiteiten binnen Scouting Celtica, contributieheffing en communicatie met de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden. De basisgegevens voornaam, achternaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres van oud-leden worden bewaard. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt bij het organiseren van een reünie.

Lidmaatschapsregistratie

Wanneer iemand lid wil worden van Scouting Celtica vult hij/zij een inschrijfformulier in, of in geval het een minderjarig lid betreft vullen de ouders/verzorgers dit inschrijfformulier in. De gegevens van dit formulier worden verwerkt in het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Hierop is het privacybeleid van Scouting Nederland van toepassing.

Inzage en mogelijkheid tot wijzigen gegevens

Leden hebben inzage in de eigen persoonsgegevens in Scouts Online (SOL) op https://sol.scouting.nl/. Iedereen die actief lid is van Scouting Nederland kan een account krijgen voor SOL en zo zijn/haar eigen gegevens inzien en wijzigen. Wijzigingen dienen tevens te worden doorgegeven via de teamleider van de eigen speltak.

In Scouts Online kunnen leden en (bege)leiding de algemene persoonsgegevens van elkaar inzien binnen de eigen speltak, niet van andere speltakken. Indien een lid of (bege)leiding dit niet wenselijk vindt, heeft deze binnen SOL de mogelijkheid om de eigen gegevens op verborgen te zetten. Als dit gedaan wordt, zijn deze persoonsgegevens enkel nog inzichtelijk voor de teamleider en de gegevensbeheerder(s) van de eigen speltak

In Scouts Online kunnen verder bestuursleden welke persoonsgegevens functioneel nodig hebben (secretaris, penningmeester en ledenadministratie) persoonsgegevens van een lid inzien. Zij kunnen deze persoonsgegevens ook inzien indien een lid deze verborgen heeft.

Gezondheidsformulier

Scouting Celtica hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Daarom is het in verband met de veiligheid van de leden noodzakelijk dat de directe (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Om te beschikken over deze informatie wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier. Scouting Celtica hanteert een standaard gezondheidsformulier, welke door alle speltakken gebruikt wordt. Het gezondheidsformulier dient bij inschrijving ingevuld en ondertekend te worden. Daarnaast dient het formulier éénmaal per jaar, over het algemeen voorafgaand aan het zomerkamp, opnieuw ingevuld en ondertekend te worden zodat de gegevens actueel zijn en blijven. Het oude gezondheidsformulier wordt vernietigd na ontvangst van een nieuw gezondheidsformulier. De ouder of wettelijke vertegenwoordiger blijft tussentijds verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de gegevens en vult bij relevante wijzigingen een nieuw formulier in.

De ingeleverde gezondheidsformulieren worden per speltak zoveel mogelijk afgesloten bewaard. De informatie uit het gezondheidsformulier wordt niet digitaal geregistreerd. De gezondheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de eigen speltak.

Een uitzondering hierop vormen de gezamenlijke activiteiten. Tijdens deze activiteiten mogen stafleden van de deelnemende speltakken persoonsgegevens van deelnemende leden, gezamenlijk bewaren en kunnen stafleden de gegevens indien nodig inzien. Wanneer een lid overvliegt naar een volgende speltak, zal het gezondheidsformulier fysiek overgedragen worden naar de volgende speltak.

Scouting Celtica e-mails

Scouting Celtica maakt gebruik van email waarin relevante informatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze mails op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Standaard ontvangen alle leden de e-mails, maar er is de mogelijkheid om zich voor deze mails af te melden (opt-out) door dit aan te geven. Per speltak heeft de leiding een lijst met e-mailadressen. Bij een opt-out wordt het mailadres waarvoor de opt-out is aangevraagd uit de lijst verwijderd.

Website van Scouting Celtica

Op www.celtica.nl worden er geen cookies gebruikt voor het functioneren van de website. Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Er worden geen persoonsgegevens van jeugdleden opgeslagen op de website van Scouting Celtica.

Beeldmateriaal

Scouting Celtica maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Celtica en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt via het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken, echter is het niet mogelijk om per direct al het beeldmateriaal te verwijderen (bijvoorbeeld een bestaande brochure). Het verzoek tot intrekken van toestemming gebruik van beeldmateriaal dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secrestariaat@celtica.nl). De administratie van deze toestemming wordt bijgehouden in SOL.

Delen en verwerking van persoonsgegevens buiten Scouting Celtica

Scouting Celtica deelt in principe geen persoonsgegevens met organisaties buiten Scouting Nederland. Indien het noodzakelijk is dat Scouting Celtica persoonsgegevens met een externe organisatie deelt ten behoeve van een te leveren dienst aan Scouting Celtica, zal het gebruik van deze persoonsgegevens door deze organisatie worden vastgelegd middels de ‘voorbeeldovereenkomst voor het delen van persoonsgegevens’ van Scouting Nederland waarin onder andere wordt vastgelegd dat deze persoonsgegevens na gebruik geretourneerd of vernietigd worden.

Geheimhouding

Personen die permissie hebben om persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en te raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken. Denk bijvoorbeeld het delen van gegevens op verzoek van politie of brandweer of delen van gegevens bij noodzaak tot medische hulp, maar ook bij het huren van een kampterrein of inschrijven voor regionale activiteiten. Uitgangspunt is dat Scouting Celtica steeds kritisch zal afwegen of informatie gedeeld kan worden.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, dienen leden, vrijwilligers en (bege)leiding dit te melden bij het Bestuur van Scouting Celtica. Vervolgens wordt dit door het bestuur van Scouting Celtica gemeld bij Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’. Scouting Nederland zal vervolgens bepalen of het daadwerkelijk een datalek betreft en indien nodig er een melding van maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de aard van het datalek dusdanig is dat de betrokkenen dienen te worden geïnformeerd, zal dit zo snel mogelijk gedaan worden door het landelijk servicecentrum van Scouting Nederland.

Vaststelling en wijziging van het privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting Celtica wordt vastgesteld door de Vereniging Scouting Celtica na toetsing door de Groepsraad. Eventuele wijzigingen in het privacybeleid zullen steeds door de groepsraad worden getoetst alvorens deze van kracht zijn.

Communicatie omtrent privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting Celtica is terug te vinden via www.celtica.nl en op te vragen via het bestuur via secreatariaat@celtica.nl. Ook zullen alle leden na vaststelling van (wijzigingen in) het privacybeleid hiervan via e-mail op de hoogte worden gesteld.

Vragen of opmerkingen

Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen gesteld worden aan het bestuur van Scouting Celtica via secretariaat@celtica.nl

Privacybeleid Versie 1.1: 30-09-2019 (Gedeelte m.b.t. VOG verplaatst naar pagina Preventiebeleid).

Privacybeleid Versie 1.0: 25-05-2018